Vacature Coördinator/Senior Medewerker Projectadministratie

Coördinator/Senior Medewerker Projectadministratie

Ga jij voor een verantwoordelijke en veelzijdige functie met veel ruimte voor jouw professionele en persoonlijke ontwikkeling?

Wat ga je doen?

Binnen de financiële administratie verschaft de projectadministratie essentiële informatie over de projecten die onder de verantwoordelijkheid van de Gemeente Den Haag worden uitgevoerd. Daardoor is dit een belangrijk informatiebron voor alle diensten om de financiële voortgang van projecten te bewaken.

De projectadministratie wordt gebruikt voor infrastructurele projecten, grondexploitaties, investeringsprojecten, onderhouds- en uitvoeringsprojecten in de openbare ruimte, maar ook subsidieprojecten en projecten in het sociaal domein. De inrichting en verwerking van tijdschrijven valt ook onder de projectadministratie. Dit vormt een heel breed scala aan soorten projecten, die zoveel mogelijk uniform vastgelegd moeten worden.

Het logisch inrichten van de projectadministratie en een juiste, volledige en tijdige verwerking van de gegevens in de administratie zijn belangrijk. Heldere en zoveel mogelijk uniforme processen waarbij kwaliteit en controleerbaarheid van data essentieel zijn, behoren tot je takenpakket. Het team bestaat uit betrokken collega's, die op zoek zijn naar een senior die ze kan helpen over de diensten heen te kijken en de meerwaarde van gedeelde structuren laat zien. Je hebt een op samenwerking gerichte houding niet alleen binnen het team, maar ook met control, de lijn, Proces & Informatie en collega's van de grootboekteams van de domeinen. Er wordt hard gewerkt om alle projecten van de gemeente Den Haag binnen het team te krijgen, hierdoor is het team van elf personen nog volop in ontwikkeling. Dit betekent dat jouw inhoudelijke pakket op termijn kan veranderen.

Jij geeft mede vorm aan de doorontwikkeling van één gemeentelijke projectadministratie waarbij je zoekt naar het evenwicht van het invullen van de informatiebehoefte van diensten en de daarvoor benodigde registratie- en beheerwerkzaamheden van de projectadministratie.

Jouw werkzaamheden zullen verder onder andere bestaan uit:

• het coördineren van de werkzaamheden binnen het team projectadministratie;
• het fungeren als sparringpartner voor de teammanager;
• het adviseren over de inrichting van de projectadministratie;
• het controleren en bewaken van de juistheid van de inrichting en mutaties van de stamgegevens binnen de projectadministratie;
• het opstellen van richtlijnen en procedures en je beheert de beschrijving hiervan;
• het volgen van ontwikkelingen en signaleren van mogelijkheden voor het verbeteren van werkprocessen en procedure gericht op standaardisatie, procesoptimalisatie en digitalisering.
• is verantwoordelijk voor de actualisering van documentatie (Werknet/overig);
• het deelnemen aan/vertegenwoordigen van het team in EFAP en/of projectteams
• deelnemen in (proces)werkgroepen;
• het verzorgen van instructie en opleiding;
• het informeren en instrueren van het primair proces over (aanpassingen van) de procedures en technieken;
• het behandelen van diverse onvoorziene complexe vraagstukken;

Wat vragen wij?

We zoeken een proactieve en enthousiaste collega met relevante werkervaring die toe is aan een uitdagende werkplek voor een langere tijd. Een ervaren senior die van aanpakken weet binnen het financiële vakgebied, bij voorkeur op het gebied van (project)administratie.

Met jouw kennis en ervaring weet jij zelfstandig een inschatting te maken van complexiteit en vraagstukken op te lossen.

Bij complexe problemen zoek je daar waar nodig tijdig de juiste ondersteuning op. Je bent een collegiale teamplayer die houdt van overleg. Je gaat voor kwaliteit en resultaat in je werk. Je staat stevig in je schoenen en weet het hoofd koel te houden. Je bent communicatief sterk en jij weet de richtlijnen en informatiebehoeften goed te verwoorden.

Als het gaat om kennis en ervaring neem je het volgende mee:

• je hebt een financiële achtergrond op hbo of wo werk- en denkniveau;
• je hebt relevante ervaring binnen het financiële vakgebied bij grote organisaties. Ervaring binnen het vakgebied van de gemeentefinanciën en administratie is zeer gewild maar geen must;
• je hebt ervaring met het analyseren, ontwerpen en implementeren van processen;
• Je hebt ervaring met het werken in een veranderende omgeving;
• zeer goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• kennis van en ervaring met ERP systemen. Waarbij kennis van Oracle EBS en in het bijzonder de projectadministratie een pre is;
• kennis over het administreren van grondexploitaties, investeringsprojecten en infrastructurele projecten is een pre.

Wat bieden wij?

Een verantwoordelijke en veelzijdige functie in een dynamische omgeving. Daarnaast kun je rekenen op:

• een salaris van maximaal € 5.725, - bruto per maand (schaal 11);
• een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met eventueel een proeftijd, die we bij goed functioneren graag omzetten in een vast dienstverband. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht;
• een 32 tot 36-urige werkweek;
• de mogelijkheid om deels thuis te werken en de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• werken op het Spui, midden in de binnenstad en op loopafstand van Station Den Haag Centraal.

Ook kun je rekenen op een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket:

• uitstekende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• opname in het ABP-pensioenfonds;
• een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop jouw salaris wat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden .

Wie zijn wij?

De Financiële Administratie is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de financiële vastlegging binnen de gemeente Den Haag. De Financiële Administratie bestaat uit twee afdelingen, Transactieverwerking (debiteuren, crediteuren, betalen) en Administratie (grootboek, projecten, support).

We streven naar eenduidigheid en eenvoud van de financiële systemen en procedures binnen de gemeente Den Haag. De afdeling financiële administratie kijkt naar welke stappen er gemaakt kunnen worden op het gebied van uniformering, digitalisering en automatisering. Hierbij wordt de kwaliteit van de informatie steeds belangrijker.

Je gaat werken voor het onderdeel van de Dienst Bedrijfsvoering. Bij de Dienst Bedrijfsvoering maken we het werk van de gemeente mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, een solide ICT-infrastructuur, één financiële administratie, communicatie in de stad tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het, zodat de bijna 10.000 ambtenaren hun werk voor de inwoners van Den Haag goed kunnen doen.

De komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan de Dienst Bedrijfsvoering. Het is onze ambitie om er een dienst van te maken, die zich snel kan aanpassen aan nieuwe werkelijkheden en moderne dienstverlening biedt. Daarbij is volop ruimte om met elkaar te werken aan nieuwe, slimme oplossingen, innovatie en persoonlijke ontwikkeling.

Crijn Rotee, Manager Projectadministratie, "Ben jij iemand die kwaliteiten van je collega's herkent en dit samen weet te vertalen naar de doelstellingen van de organisatie? Dan ben jij misschien wel diegene die over een aantal jaren dit stokje van mij over kan nemen. Wil je meer weten over de afdeling en of het takenpakket dan mag je me altijd bellen op telefoonnummer .

"

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de procedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt bij externe sollicitanten deel uit van de selectieprocedure.
• Wacht niet met solliciteren. Tijdens de publicatieperiode plannen wij al gesprekken in.

Functie:	coördinator medewerker projectadministratie
Startdatum:	24-11-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	5725 – 5725
Uren per week:	1 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.