Vacature Directieondersteuner

Bij de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) zoeken we tijdelijk voor de portefeuilledirecteur Informatisering & Automatisering ondersteuning van het management. Ben jij als managementondersteuner de energieke spin het web? Voel jij je thuis in een rumoerige omgeving waar jij de rust bewaart?  Plan en organiseer jij de meest ingewikkelde agenda’s als de beste? Neem je graag initiatief en vind je vele dagelijkse contacten leuk? Dan wil jij vast een breed scala aan taken en dan is dit voor jou een leuke
uitdaging!

Wat bieden wij jou

• Beloning in gemeenteschaal 7
• Werken voor gemeente Den Haag
• Contract tot 31/03/2024, kans op verlenging
• Werken op Spui 70
• 32 tot 40 uur werken per week

Wie ben jij

Je hebt affiniteit met en je voelt je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent vriendelijk, flexibel, daadkrachtig, dienstverlenend en representatief, werkt zorgvuldig en nauwkeurig, waarbij je goed hoofdzaken van bijzaken gescheiden weet te houden. Je bent een netwerker en verbinder. Als visitekaartje van de organisatie zorg je voor een uitstekende (telefonische en digitale) bereikbaarheid en servicegerichte afhandeling van zaken.  Je bezit een groot probleemoplossend en organisatorisch vermogen. Je bent integer, flexibel en gevoelige informatie kan jou worden toevertrouwd. Je bent een nieuwsgierige professional die wilt bijdragen aan het optimaal functioneren van de directeur, waarbij je niet afwacht maar de regie én
de verantwoordelijkheid pakt. Bovenal ben je niet snel van je stuk te brengen en heb je geen last van stress, ook als het wat hectische en dynamisch om je heen is.

Om deze functie succesvol te vervullen, neem je mee:

• MBO 4 of HBO opleiding in een passende richting;
• Stevige vergelijkbare ervaring, bij voorkeur binnen een politieke omgeving;
• Ruime ervaring en uitstekende kennis van Microsoft Office, MS Teams, Sharepoint en iBabs;
• Zeer goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Wat ga je doen

Je bent gekoppeld aan het Stafbureau DBV waarin je samen met collega’s de directie ondersteunt van DBV. Indien nodig spring je bij voor je collega’s binnen dit team. Je weet wat er speelt binnen de portefeuille, de dienst en de gemeente.
De focus van de werkzaamheden ligt vooral op het agendabeheer voor de directeur I&A, en de vele contacten die je legt om (groeps-) afspraken te kunnen maken. De voornaamste taken bestaan uit het plannen, maken, aanpassen en verzetten van (complexe, intensieve en soms ad hoc) afspraken met collega’s en externen. Je hebt een proactieve rol bij het organiseren en soms ook voorbereiden van overleggen, bewaken van afspraken en afhandelen van correspondentie en actiepunten. Het is
een brede en afwisselende functie binnen een organisatie waar veel gebeurt. Er is veelvuldige afstemming met de directieadviseurs, managementondersteuners en bestuursassistenten. Je fungeert in voorkomende gevallen ook als intermediair tussen leidinggevende, medewerkers en relaties binnen en buiten de organisatie.

• Directie ondersteunen;
• Agendabeheer;
• Plannen, maken, aanpassen en verzetten van afspraken;
• Organiseren en voorbereiden van overleggen;

Waar ga je werken

DBV maakt het werk van de gemeente Den Haag mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, ICT- dienstverlening en één financiële administratie tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het voor de bijna 10.000 ambtenaren.?DBV is volop in transitie en de komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan steeds betere dienstverlening door de DBV. Het is onze ambitie om van DBV een dienst te maken die zich snel kan
aanpassen aan veranderende opgaven in de ambtelijke organisatie en de stad en moderne bedrijfsvoering levert aan de diensten om die opgaven te realiseren.

• Spui 70

Sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Let op: zonder motivatie nemen we je sollicitatie niet in behandeling.

Ook wordt voor deze sollicitatie om een referentie gevraagd.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Functie:	Directieondersteuner, Directiesecretaresse
Startdatum:	04-12-2023
Ervaring:	Starter
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Tijdelijk
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	40 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.