Vacature Directieondersteuner

Directieondersteuner voor de portefeuilledirecteur P&O

Ben jij een echte duizendpoot, wiens kracht ligt in het ondersteunen van anderen? Kom dan werken bij het directiesecretariaat DBV!

Bij de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) zoeken we voor de portefeuilledirecteur Personeel en Organisatie ondersteuning van het management. Ben jij als managementondersteuner de energieke spin het web? Voel jij je thuis in een rumoerige omgeving waar jij de rust bewaart? Plan en organiseer jij de meest ingewikkelde agenda's als de beste? Neem je graag initiatief en vind je vele dagelijkse contacten leuk? Dan wil jij vast een breed scala aan taken en dan is dit voor jou een leuke uitdaging!

Wat ga je doen?

Je bent gekoppeld aan het Stafbureau DBV, waarin je samen met collega's de directie ondersteunt van DBV. Indien nodig spring je bij voor je collega's binnen dit team. Je weet wat er speelt binnen de portefeuille, de dienst en de gemeente.

De focus van de werkzaamheden ligt vooral op het agendabeheer voor de directeur P&O, en de vele contacten die je legt om (groeps)afspraken te kunnen maken. De voornaamste taken bestaan uit het plannen, maken, aanpassen en verzetten van (complexe, intensieve en soms ad hoc) afspraken met collega's en externen. Je hebt een proactieve rol bij het organiseren en soms ook voorbereiden van overleggen, bewaken van afspraken en afhandelen van correspondentie en actiepunten. Het is een brede en afwisselende functie binnen een organisatie waar veel gebeurt. Er is veelvuldig afstemming met de directieadviseurs, managementondersteuners en bestuursassistenten. Je fungeert in voorkomende gevallen ook als intermediair tussen leidinggevende, medewerkers en relaties binnen en buiten de organisatie. Voor deze portefeuille werken zo'n 250 enthousiaste en doelgerichte mensen.

Wat vragen wij?

Je hebt affiniteit met en je voelt je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent vriendelijk, flexibel, daadkrachtig, dienstverlenend en representatief, werkt zorgvuldig en nauwkeurig, waarbij je goed hoofdzaken van bijzaken gescheiden weet te houden. Je bent een netwerker en verbinder. Als visitekaartje van de organisatie zorg je voor een uitstekende (telefonische en digitale) bereikbaarheid en servicegerichte afhandeling van zaken.

Je bezit een groot probleemoplossend en organisatorisch vermogen. Je bent integer, flexibel en gevoelige informatie kan jou worden toevertrouwd. Je bent een nieuwsgierige professional, die wil bijdragen aan het optimaal functioneren van de directeur, waarbij je niet afwacht maar de regie én de verantwoordelijkheid pakt. Je weet om te gaan met politiek-bestuurlijke verhoudingen en je bent omgevingsbewust. Bovenal ben je niet snel van je stuk te brengen en heb je geen last van stress, ook als het wat hectisch en dynamisch om je heen is. Vanwege de positie in de organisatie heb je integriteit hoog in het vaandel.

Om deze functie succesvol te vervullen, neem je mee:

• een mbo 4- of hbo-opleiding in een passende richting;
• stevige vergelijkbare ervaring, bij voorkeur binnen een politieke omgeving;
• ruime ervaring en uitstekende kennis van Microsoft Office, MS Teams, Sharepoint en iBabs;
• zeer goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Wat bieden wij?

Per direct bieden wij een werkplek in een dynamische omgeving, waar jouw talenten van zelfstandigheid, aanpassingsvermogen en nauwkeurigheid ten volle benut kunnen worden. Samen met jouw collega's van het directiesecretariaat vorm je een hecht en collegiaal team.

Ook kun je rekenen op:

• een salaris van mimimaal €2.666,- en maximaal € 3.784 bruto per maand, op basis van 36 uur per week (schaal 7);
• een 36-urige werkweek, met de mogelijkheid om 40 uur te werken en daarbij compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om in overleg deels thuis te werken en de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een mooi arbeidsvoorwaardenpakket met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of een fiets;
• werken op het spui, midden in de binnenstad en op loopafstand van station Den Haag Centraal;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden .

Wie zijn wij?

DBV maakt het werk van de gemeente Den Haag mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, ICT-dienstverlening en één financiële administratie, tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het voor de bijna 10.000 ambtenaren. DBV is volop in transitie en de komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan steeds betere dienstverlening door de DBV. Het is onze ambitie om van DBV een dienst te maken die zich snel kan aanpassen aan veranderende opgaven in de ambtelijke organisatie en de stad, en moderne bedrijfsvoering levert aan de diensten om die opgaven te realiseren.

Enthousiast geworden? Dan zien wij graag je cv en motivatie over jouw toegevoegde waarde aan ons team tegemoet.

Voor informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met , hoofd Stafbureau DBV, op nummer .

Functie:	directieondersteuner
Startdatum:	22-12-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	3784 – 3784
Uren per week:	40 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.