Vacature Executive Assistant

Executive Assistant

Type dienstverband: Vacature Locatie: Den Haag Opleidingsniveau: MBO Uren per week: Parttime - 32

Executive Assistant

Zoek jij een uitdagende functie waarbij je de HR Directeur van TNO volledig kunt ontzorgen? Kom werken bij TNO en druk je stempel op onze tijd.

Ben jij een proactieve en zelfstandige professional met uitstekende organisatorische vaardigheden? Ben je in staat om op hoog niveau te schakelen en de juiste prioriteiten te stellen? Als Executive Assistant is het jouw rol om het (professionele) leven van de HR directeur makkelijker te maken. Dit doe jij door vooruit te denken, proactief te handelen en goed aan te voelen wat nodig is. Het is belangrijk dat jij het leuk vindt om te ontzorgen.

Wat ga je doen?

In de rol van Executive Assistant bied je managementondersteuning op het hoogste niveau, waarbij je de HR Directeur volledig ontzorgt. Als Executive Assistant werk je nauw samen met onze HR Directeur en ontzorg je haar in alle praktische en administratieve werkzaamheden. Je hebt te maken met interne en externe contacten op senior managementniveau zoals het HR MT en de OR en met de Raad van Bestuur. In deze functie is het van belang dat je overzicht behoudt, proactief meedenkt en de juiste prioriteiten weet te stellen. Daarnaast moet je om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie en moet professionele integriteit hoog bij je in het vaandel staan.
Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de HR Directeur. Het belangrijkste hierbij is dat je vooruit denkt en mogelijke problemen al voor bent. Je plant, organiseert en bereid de vergaderingen voor. Ook ben je verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen en de opvolging van actiepunten. Daarnaast verleen je proactieve ondersteuning bij diverse zaken, zoals het beantwoorden van e-mails en ben je het eerste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve vraagstukken.
Als Executive Assistant ben je in staat om fouten in bestaande processen te signaleren, deze te analyseren en voorstellen te doen voor verbeteringen. Je weet van aanpakken, werkt zelfstandig en hebt weinig aansturing nodig. Daarnaast onderhoud je contacten met verschillende externe partijen en organisaties buiten TNO, evenals binnen de organisatie zelf, ongeacht de afdeling of unit.

Wat wij van jou verwachten

Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden. Je staat stevig in je schoenen en bekijkt dingen vanuit een positieve kant. Je bent instaat om onafhankelijk te opereren en beschikt over professionele integriteit. Je denkt proactief mee en bent initiatiefrijk.
Wat je verder meebrengt:

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële ondersteuning of administratie, aangevuld met meerdere jaren relevante werkervaring als (directie)secretaresse, managementassistent of executive assistent.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; beheersing van Engels is een pre.
• Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office systemen, zoals Outlook en Word en waar nodig bereid om bij te scholen.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 3.200,- en € 4.400,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.
Daarnaast kun je bij TNO een 'menu' aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

TNO als werkgever

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever .
Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie .

Hoe ziet het proces eruit?

Reageren kan tot en met 10 december 2023. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.
Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.
Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier .

Dan zien we je reactie graag tegemoet!
Voor meer informatie over de baan of de procedure kun je contact met ons opnemen.

Functie:	executive assistant
Startdatum:	15-11-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	3200 – 4400
Uren per week:	1 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.