Vacature Officemanager

Officemanager

Functieomschrijving

De Kiesraad is de onafhankelijke autoriteit in Nederland op het gebied van verkiezingen. De missie van de Kiesraad is dat iedereen de uitslag van de verkiezingen kan vertrouwen. De Kiesraad is centraal stembureau bij de verkiezingen voor Tweede Kamer, Eerste Kamer en Europees Parlement. De Kiesraad adviseert de regering en het parlement over verkiezingen en het kiesrecht. Dit doen we gevraagd en ongevraagd. We evalueren iedere verkiezing en adviseren de minister over mogelijke verbeteringen.

Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging en wil jij je inzetten voor een samenleving waarin iedereen de uitslag van de verkiezingen kan vertrouwen? De Kiesraad is op zoek naar een enthousiaste en pro-actieve officemanager.

Als officemanager speel je een belangrijke rol binnen het bureau en ben je het aanspreekpunt voor de gehele organisatie. Samen met twee medewerkers van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van (het bureau van) de Kiesraad. De officemanager vervult een spilfunctie binnen de organisatie en zorgt voor structuur en overzicht. Vanuit je functie draag je zorg voor de verdeling van de werkvoorraad binnen het secretariaat en zorg je er samen met je collega’s voor dat de processen soepel lopen. Waar nodig stel je verbeteringen voor en zorg je ook voor borging van de kennis, bijvoorbeeld door de kennis en informatie vindbaar te maken en je collega’s daarin mee te nemen. Daarnaast werk je nauw samen met de directiesecretaris, die je zult ondersteunen met het voorbereiden van diverse interne vergaderingen. Samen zorg je ervoor dat de besluitvorming soepel verloopt en de organisatie op de hoogte is van wat er speelt.

Als officemanager ondersteun je de voorzitter en raadsleden met o.a. agendabeheer, en ondersteun je de directie en directiesecretaris met het bewaken van voortgang op acties en het voorbereiden van overleggen (in het bijzonder een overzichtelijke stukkenstroom). Daarnaast lever je een ondersteunende bijdrage aan de bedrijfsvoering door samen met je collega’s secretariële en administratieve werkzaamheden uit te voeren, zoals postafhandeling, organiseren, voorraadbeheer, zaken rondom huisvesting, bijhouden en archiveren van documenten. Ook analyseer je mogelijke knelpunten en voer je verbetering door op de werkprocessen. De ondersteunende taken van officemanagement zullen de komende jaren mogelijk worden uitgebreid in het kader van de transitie van de Kiesraad. Dit betekent dat er veel vrijheid is om mee te denken over de (toekomstige) invulling van de rol en de werkzaamheden die op de organisatie af zullen komen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het (helpen) organiseren van bijeenkomsten voor gemeenten en andere diverse werkzaamheden in het kader van de verkiezingen.

Functie-eisen

Wij zoeken iemand:

• Met een afgeronde, relevante opleiding op MBO/HBO-niveau (zoals bijvoorbeeld Schoevers of officemanagement) en minimaal 5 jaar werkervaring als officemanager of in een vergelijkbare functie, bij voorkeur bij de overheid
• Met goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden
• Die sociaal en verbindend is, waardoor mensen zich welkom en gehoord voelen
• Die goed prioriteiten kan stellen en oog heeft voor detail
• Die gevoel heeft voor bestuurlijke en politieke processen
• Die een teamspeler is, die ook goed zelfstandig kan werken
• Die initiatief neemt en goed kan organiseren
• Die op samenwerking gericht is, collega’s kan coachen en een flexibele werkhouding heeft
• Die door het verder verbeteren en beschrijven van verschillende (bedrijfsvoerings)processen een bijdrage kan leveren aan onze organisatie

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau schaal 8
• Maandsalaris Min €2.945 – Max. €3.954 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur Vast contract na jaarcontract (bij voldoende functioneren)
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Bij de samenstelling van het team wordt gestreefd naar diversiteit en inclusiviteit. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en handelingsperspectieven van onze organisatie. Wij zien talent als basis en diversiteit als kracht. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

Overname van een vast dienstverband bij de rijksoverheid behoort tot de mogelijkheden.

De functie wordt verder geacht onverenigbaar te zijn met iedere functie die tot gerede

twijfel zou kunnen leiden over de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming van de Kiesraad.

Solliciteren?

Kiesraad nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.