Vacature Directiesecretaresse

Directiesecretaresse met HR-taken (32 uur per week)

Vind je het leuk om in een organisatie met wereldwijde contacten te werken? Spreekt het je aan om een combinatiefunctie te vervullen? Twee dagen per week HR-werkzaamheden en twee dagen per week werken als directiesecretaresse. Als je ervaring op deze twee terreinen hebt, is dat mooi meegenomen. Heb je dat nog niet, maar heb je wel ervaring als secretaresse dan regelen we een korte HR-opleiding voor je. Klinkt dat goed? Lees dan snel verder.

Een belangrijk onderdeel van de secretariaatstaken vormt het voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van de raad van toezicht van onze organisatie en de overleggen van het managementteam. Ook ondersteun je de directeur-bestuurder bij haar werkzaamheden. Je draagt bij aan het op tijd en conform afspraak realiseren van de werkzaamheden. Op het vlak van HR ondersteun je de HR-adviseur om alle processen rondom in-, door- en uitstroom van medewerkers vlekkeloos te laten verlopen. Jouw focus ligt daarbij op signalering, ondersteuning en administratie. Dit doe je zowel voor Stichting NOB intern (22 medewerkers), als voor de 43 leraren die wij detacheren naar Europese scholen en voor wie wij werkgever zijn.

Zomaar een werkdag
Jouw werkdagen zijn heel afwisselend. 's Ochtends begin je met een kop koffie of thee in onze koffiecorner. Van een collega hoor je de laatste nieuwtjes en praat je even bij. Je loopt naar je werkplek en opent de mailbox HR. Je behandelt enkele vragen en verzoeken van leerkrachten van de Europese Scholen. Daarna heb je een overleg met de HR-adviseur om af te stemmen wat de prioriteiten zijn voor de komende tijd. Je gaat ondersteunen bij de organisatie van de jaarlijkse bijscholing voor leerkrachten van Europese scholen en helpt bij het verbeteren van werkprocessen. Er is een HR-jaarplanner beschikbaar met belangrijke data die een belangrijke leidraad vormt voor je werkzaamheden.

Na een lunch met je collega's werk je 's-middags de notulen uit van een overleg van het managementteam. Notulen maken en het uitwerken daarvan, zul je regelmatig doen. Tot slot sluit je de dag af met een overleg over een online wervingsevenement voor de Europese Scholen.

Goed om te weten
In onze organisatie sta je er niet alleen voor. Een goede onderlinge samenwerking en werkplezier vinden we ontzettend belangrijk. Samen met je collega's overleg je met de teamleider hoe we zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen werken. We waarderen het als je met nieuwe ideeën komt die hieraan kunnen bijdragen. Als die worden overgenomen, krijg je de ruimte om ze in de praktijk te brengen. Je werkt op het secretariaat, samen met drie collega's. Het secretariaat is gepositioneerd binnen het team Bedrijfsvoering dat wordt aangestuurd door een teamleider. In deze functie ondersteun je met name de directeur-bestuurder en verricht je werkzaamheden voor de Europese Scholen.

Je komt te werken in een klein team, waardoor de lijntjes kort zijn. We vinden het belangrijk om als Stichting een afspiegeling te zijn van de maatschappij en dat willen we graag terugzien op de werkvloer.

Om ervoor te zorgen dat er altijd twee secretariaatsmedewerkers aanwezig zijn, werk je op de maandag, dinsdag en woensdag op kantoor. Eén dag in de week, op de donderdag of vrijdag, kun je - in overleg - thuiswerken. Voor het thuiswerken is een laptop en mobiele telefoon beschikbaar.

Station Voorburg ligt op nog geen 5 minuten lopen. Kom je liever met de auto? Parkeren voor de deur is mogelijk op ons eigen terrein.

Wat breng je mee
Natuurlijk beschik je over een passende, afgeronde opleiding (directiesecretaresse, managementassistent of vergelijkbaar). Daarnaast heb je een aanvullende opleiding op het vlak van HR gedaan (MBO+) of je bent bereid die te gaan volgen. Ook heb je ervaring als directiesecretaresse. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Daarnaast is voor ons het volgende belangrijk:

• Je staat open voor groei en ontwikkeling.

• Je bent resultaatgericht, brengt structuur aan in je werk en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.

• Je hebt ervaring met agendabeheer, het plannen en organiseren van evenementen en het bewaken van actielijsten.

• Je beschikt over kennis om bij te dragen aan de inrichting van een modern secretariaat.

• Je bent handig in het omgaan met relevante software zoals O365 en vindt het leuk je in andere pakketten te verdiepen.

• Je begrijpt dat in een organisatie waarin onderwijs in de Nederlandse taal centraal staat, zorg voor communicatie belangrijk is.

• Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands (zie ook hierboven) en je bent in staat in het Engels te communiceren.

Over NOB
NOB is een koepelorganisatie voor Nederlands onderwijs in het buitenland. Wij ondersteunen, faciliteren en adviseren een netwerk van ongeveer 170 scholen over de hele wereld. Zo zorgen we ervoor dat Nederlandse en Vlaamse kinderen in het buitenland aansluiting kunnen behouden bij het onderwijs in Nederland en Vlaanderen. Op onze website vind je welke soorten onderwijs ons netwerk biedt en via de 'scholenzoeker' krijg je een idee van waar de bij ons aangesloten scholen staan.

Wat bieden we jou
Word jij de nieuwe 'directiesecretaresse met HR-taken' bij Stichting NOB? Dan bieden we jou:

• Een functie voor 32 uur per week.

• Een goed salaris (max schaal 8 conform functiebeeld NOB), van minimaal € 2.902,24 en maximaal € 3.896,00 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.

• Een bruto 13e maand in december.

• Een goede reiskostenvergoeding.

• Een uitstekende pensioenregeling bij het ABP.

• Een arbeidsvoorwaardenregeling met onder andere een Individueel Keuze Budget dat je voor verschillende doelen kunt inzetten, bijvoorbeeld voor extra verlof.

Solliciteren
Voel jij je aangetrokken tot de functie, stuur dan voor 8 januari 2024 je cv en motivatie via: Directiesecretaresse met HR/taken - Stichting NOB (homerun.co) .

Met vragen over de functie of sollicitatieprocedure kun je terecht bij , de teamleider van het team Bedrijfsvoering. Zij beantwoordt graag je vragen. Je bereikt haar op maandag t/m donderdag op +31 of via e-mail .

Functie:	directiesecretaresse
Startdatum:	17-12-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	2902 – 2902
Uren per week:	32 – 32

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.